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随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为各行各业各项活动中的战略资源，现阶段将各种档案信息资源进行开发、整合、利用，关系到一个组织的发展活力甚至事业的兴衰成败。而我国博物馆事业的蓬勃发展在时间段上又是与社会信息化进程相一致的，社会信息化的加速给我国博物馆事业的发展带来的既有机遇也有挑战。本文拟从博物馆档案信息管理和开发利用的角度，浅谈在社会信息化的大背景下档案信息管理与开发利用的重要意义以及如何构建博物馆自身的档案信息管理系统。
《中华人民共和国档案法》中对档案的定义，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。借用这个定义，我们可以说博物馆档案（可称为“文博档案”）是博物馆在开展行政管理、业务交流、文物保护、对外服务以及各项业务活动中产生的各种载体的记录、报告、方案、文件以及图纸、照片、拓片、模本等原始资料。根据现代档案学对档案的定义，档案的本质属性是历史的原始记录。从这个角度来讲，因有历史价值的文物本身就是档案，因此可以考虑在博物馆档案的范围之内。
一、博物馆档案信息资源管理与开发利用的必要性和现实意义
1、档案信息化是实现博物馆现代化的必由之路。正如大规模的机械化在由作坊时代向工场时代转变过程中所起到的作用那样，信息化是现代化的催化剂。随着信息化时代的到来和社会各个方面信息化程度的不断加深，博物馆作为社会的一部分也绝对不是“世外桃源”。我国博物馆事业现在正处于一个新的蓬勃发展期，蓬勃发展的博物馆事业需要规范、高效的档案信息管理与开发工作。我们经常听到我国博物馆界“建设现代化博物馆”的提法，现代化博物馆的指标是非常多的，但是否实现档案资源信息化、是否具备完整、规范、高效的信息资源处理、整合与利用系统是其中一个必不可少的指标，因为信息化是实现现阶段博物馆科学管理的必要手段。
2、档案信息资源的开发、整合与利用是对博物馆历史发展及现阶段功能认识深化的必然要求。过去很长一段时期，传统观念将博物馆的工作重心放在文物的征集和保管方面，虽然我国博物馆界早在上世纪五十年代就提出了博物馆“三重性质和两项基本任务”的说法，即：博物馆是科学研究机关、文化教育机关、物质文化和精神文化遗存或自然标本的主要收藏所的三重性质和博物馆为科学研究服务、为广大人民服务的两项基本任务。根据这一提法可知，当时对博物馆的服务功能已有一定认识，但在深度和广度方面明显不足。在此后的一段时期内，由于经济和社会条件等方面因素的限制，我国博物馆特别是地方综合性博物馆的做法仍是保管为主，开放为辅，即使对外开放，也很难保证常年定期开放，且陈列展览常年不更新而单调乏味，更谈不上丰富多彩的社会活动。更为关键的是，整个社会对博物馆的认识和态度也是神秘而敬而远之的，因此博物馆服务功能的缺失就不难理解了。随着我国经济的发展，人们对精神文化生活要求不断提高，博物馆人对自身功能定位的认识也不断深化，越来越多的人开始走进博物馆，博物馆的社会功能开始被确认并深层挖掘，包括文化教育、爱国主义教育、学术交流、文化休闲娱乐等在内的众多服务功能被确认，各类社会宣传和教育活动也以前所未有的规模和丰富程度开展得如火如荼，博物馆作为科研机构进行科学和学术研究的功能也得到进一步强化，博物馆仅是文物保管所的时代已一去不复返。博物馆功能的多样化、服务功能的确认、学术研究地位的强化以及社会活动的广泛开展，必然要求博物馆在挖掘自身文物信息、整合和利用社会信息资源、加强信息高效交流以及提高工作效率等方面花大力气做好基础工作。因此也可以说，加强博物馆信息资源的开发和利用，是更好地发挥博物馆社会服务功能的基础和保障。
3、加强博物馆档案信息管理与利用的紧迫性。从现实情况看，博物馆信息化起步较晚，与国内许多行业相比相对滞后。由于缺乏有效的档案信息管理系统或档案管理规章制度不完善或贯彻不力，在博物馆对内对外工作中产生的大量档案因得不到有效、及时的整理归档而不断散失。因工作需要查询相关资料，也只能依靠工作经验和个人记忆在本来就无分类或分类不科学合理的档案堆中手工翻阅，查准率和查全率根本得不到任何保障，其过程和结果不想而知。大量的档案信息如文物档案信息、学术研究成果信息、行政档案等因档案基础工作薄弱，其价值无法表现出来。除此，还反映在馆际之间的各种领域和形式上的交流，在一定程度上受到交流双方档案信息资源开发能力的限制，如果一方无法有效的开发利用本馆的档案信息资源，双方的互动和交流是很难实现的。
二、加强博物馆档案基础工作是实现博物馆档案信息管理与高效开发利用的前提。
所谓博物馆“档案基础工作”在内涵上是指博物馆档案工作的根基或起点。在外延上包括一个博物馆的档案形成机制、档案管理体制、档案工作环节等各方面。
1、从管理体制上讲，集中统一是管理任何社会化大生产所必须的方式，这是原则，也是方法。博物馆档案工作作为一种手段为博物馆综合管理服务也不例外。随着博物馆功能的不断丰富和完善，内部分工也随之精细化，部门越来越多，这就带来了集中统一管理不力和使用不方便的问题。集中统一管理不力主要体现在分散现象上，要解决分散问题，必须在整个博物馆档案管理制度上保证从文件办理到档案业务处理的各个环节规范、标准并纳入统一的档案信息管理系统中，不各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费，更不允许存在公务和业务档案私有化的现象。以博物馆一次临时展览所形成的档案为例，整个临展筹备工作应是由全馆各部门配合完成，其中经营性临展由营销部门立项并进行可行性论证，展览大纲、布展方案、宣传材料、布置展览等工作主要由展教部门负责，争取经费及经费使用情况监督主要由财务部门负责，安全保卫由保卫处负责，水电等后勤工作由物管部实施，其它如开幕式活动、展品运输等工作甚至由多个部门协同完成。如果各部门将在工作中形成的档案各自分散保管，那么本来应该形成一个完整全宗的档案将被人为的拆散，这样就大大降低了档案整体价值并给档案遗失和后来的查用困难留下了隐患。要解决使用方便的问题，又不能完全实行高度集中，从理论上讲，建立集中统一管理下的分散式系统是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力支撑，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。所以要提高档案工作整体水平，就必须根据各博物馆内部分工情况及运作模式实事求是地改进管理体制。笔者认为，在无法实现统一管理的分散式管理模式的情况下，地方综合性博物馆实行偏向集中利大与弊，一个高效的博物馆内部综合档案室对于博物馆各项工作整体水平的提升大有裨益。
2、档案工作标准化、规范化是提高档案工作整体水平的关键环节。首先要从档案形成的源头进行规范化，对于行政档案而言，公文是其前身，公文制发及接收办理的质量不仅决定公文的质量和行政办事效率，而且决定了今后档案工作的规范化和标准化，所以从收文办理的签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编，拟办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处置办毕公文以及发文办理的拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文等环节都必须严格按照统一的规定和要求办理，各环节要明确责任人并落实相关手续。其次在公文办理完毕转化为档案后，要严格地规范立卷归档的各个环节，要根据实际情况制定科学合理的分类标准，并坚持同一全宗档案分类标准的一致性，如一个展览档案全宗应包含以下方面：①展览立项过程中的报请审批文件、可行性报告等；②展览大纲和布展方案等；③展览经费来源和使用情况；④施工及布展情况；⑤展出效果情况（包括展览本身效果以及社会反响、参观人数、经营性展览的收入情况等）；⑥宣传材料；⑦与展览相关的各项活动（包括开幕式的详细资料、领导讲话稿、来宾名单等）；⑧讲解词；⑨重要领导或社会名流的题字、题词或观众留言；⑩展览总结等。再如文物档案，应从文物出土或移交时就开始做好建档准备工作，由于国家文物主管部门尚未出台与《中华人民共和国档案法》相配套的文物档案行业法规作为文博界统一的指导规范，因此博物馆文物档案的管理也没有像专业档案馆那样将专业或专门档案上升到依法行政的高度上来，在规范性上还有很大欠缺。１９９１年国家文物局颁发的《馆藏文物档案填写说明》可谓是文物“档案”方面的专门性文件，但从专业档案角度来分析，由这个填写说明产生的“档案”似乎还只是藏品的“信息卡片”，不管是在形成机制上还是在“档案”反映文物本身蕴涵的信息量上都无法称为真正的档案。虽然如此，在配套的专业法规出台前，我们仍需按照这一标准进行规范并为今后的档案完善工作打下基础。
3、加强博物馆档案业务人员的培训和工作人员的档案意识教育。推进档案工作的规范化并逐步实现档案信息化的关键是档案业务人员的业务水平及素养的高低，在工作日益复杂化和信息大爆炸的今天，博物馆的档案工作更加需要档案学基础理论的指导和大批具有档案思维的工作人员。在档案信息化和档案管理自动化领域，计算机人才队伍也是一支必不可少的骨干力量，对于他们要有计划的组织进修，并在工作上给予关心和支持。另外，博物馆档案基础工作不完全是档案业务部门的工作，全体工作人员在工作中都应该树立保护档案、利用档案及档案全局意识，只有这样，博物馆的档案基础工作才能在更加牢固的群众基础上全面提升。
三、对档案管理与开发利用的一些思考
博物馆信息化是指现行的博物馆工作的各个部门和一切职能都能够利用电脑成为工具，并且构成一个以藏品信息数据库为核心的网络平台。博物馆信息化应该涵盖收藏保管、研究、陈列、教育和行政管理等博物馆工作的各个方面。博物馆信息化是一个大概念，本文仅从浅层次上谈谈博物馆如何利用博物馆档案信息化和档案管理自动化的时机，开展档案信息管理和服务。
1、利用博物馆内部局域网建立博物馆内部网络通用平台。以办公档案局域网为例，传统的档案管理模式是各部门将工作中产生的纸质档案按照规定的时限统一送到档案室，由档案室根据统一的一套分类标准和归档程序完成档案归档。在信息化和办公自动化模式下，纸质办公文件的数量明显下降，电子文件占有越来越大的比例。针对这种情况，博物馆可以通过专用的软件在局域网上实现电子文件的自动上传，将再在各部门单机上形成的单个电子文件即时传送到档案室的服务器上，由档案室统一归档。档案室服务器集中管理各部门传递来的并经过归档的电子文件，并在局域网内部提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。为保障信息安全，电子文件的保管可采用“双套制”，各部门在上传电子文件时同时在本部门单机上保留一份电子文件。这样既能实现博物馆内部档案的集中保管，又方便各部门的利用，在一定程度上解决了集中与分散的矛盾。而且博物馆信息化程度越高，越有利于档案信息管理与开发利用工作的开展。
2、充分利用博物馆互联网站，实现最大限度地文博信息服务与社会信息资源共享。博物馆文博信息服务是博物馆充分开发和利用本馆文物信息资源并满足利用者不同需要的服务。这种服务的特色性是任何其他机构所没有的。具体做法就是在对博物馆馆藏文物进行深层信息挖掘和解读的基础上完善馆藏文物信息数据库系统，利用互联网在保证文物安全的前提下将馆藏文物信息进行有限度地向社会公开。这样既有利于博物馆的社会宣传，同时也为社会各界的文物信息需求打开了一扇窗户。如一些文物爱好者、报社、杂志社、电视台等单位往往因个人研究或工作开展的需要，要求博物馆提供相关文物的照片、复制品、学术研究成果等。再如某地方政府因建设地方文化工程的需要，要求博物馆提供与之相关的某件书画作品的照片并要求博物馆组织专家进行信息解读。对于利用者的不同需求，在不违背档案资料利用的有关规定情况下，博物馆可以尽量满足利用者的要求并适当地收取信息资料使用费，这不仅实现了档案资料的有效利用，满足了社会需求，还能为博物馆取得一定的经济效益，弥补文保经费的不足。
在实现社会信息资源共享方面，博物馆也可以利用本馆网站大有作为，以学术研究成果共享为例，博物馆可以在网站上开辟文物学术专栏，进一步加强档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，将馆内文博研究成果公开对社会服务，同时将博物馆内尚无能力进行或因其他原因进展缓慢的学术研究课题进行网上公开，充分利用社会科研学术力量，加速馆内学术研究活动的开展。
总之，加强博物馆档案信息资源管理与开发利用是博物馆事业适应时代和社会发展的必然选择，是不断提高博物馆各项工作水平，实现博物馆现代化的必由之路。在实现博物馆信息资源高效管理的基础上，实现信息资源最大化、多样性地为社会服务，是博物馆服务社会的一个重要内容和目标。相信随着文物档案立法工作的不断加强和博物馆内部管理体制的完善，借助信息化的东风，博物馆档案资源的开发和利用工作定会在不久的将来实现大发展、大跨越。
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